Organiza por obra, no solo por fecha
Además de por trimestre, ordena los documentos por obra o cliente: así sabes lo que cuesta cada trabajo y puedes facturar con precisión. Una carpeta por obra con presupuesto aceptado, albaranes, facturas de materiales y facturas de subcontratas.
Presupuesto, albarán y factura
El presupuesto fija el precio; los albaranes acreditan las entregas de material; la factura refleja el trabajo realizado. Entiende en qué se diferencian y usa las plantillas de presupuesto y albarán.
Subcontratas: un caso con reglas propias
En las ejecuciones de obra para otros empresarios puede aplicarse la inversión del sujeto pasivo (la factura se emite sin IVA y lo declara el destinatario) y, según el caso, retenciones. Son reglas específicas con requisitos concretos; no las aplicamos aquí. Consulta con tu asesor y comprueba cada factura de subcontrata. Al extraer sus datos, revisa si el IVA aparece o si la factura lo menciona como no repercutido.
Retenciones y pagos a cuenta
Algunas facturas llevan retención de IRPF o retenciones de garantía. Calcula el efecto en el total con la calculadora de retención y verifica que base, IVA, retención y total cuadran.
Facturas de materiales
Los almacenes envían muchas facturas con decenas de líneas. El extractor lee las líneas y los totales por tipo de IVA y avisa si no cuadran.
Documentos de una obra, en orden
- Presupuesto aceptado por el cliente.
- Albaranes de materiales, con firma de quien recibe.
- Facturas de proveedores y de subcontratas.
- Factura al cliente, por fases o al final, según lo pactado.
Errores habituales
- No separar los costes de cada obra, y no saber si ganó dinero.
- Aplicar IVA donde procedía la inversión del sujeto pasivo, o al contrario.
- Pagar a subcontratas sin la factura correspondiente.
- Cambiar el alcance del trabajo sin ampliar el presupuesto por escrito.
Un indicador útil
Compara para cada obra lo presupuestado con lo gastado realmente en materiales y mano de obra. Esa diferencia te dice si tus presupuestos son realistas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la inversión del sujeto pasivo?
Un mecanismo por el que el IVA lo declara el destinatario de la factura en vez del emisor, aplicable en ciertos casos (como algunas ejecuciones de obra). Consulta con tu asesor si te afecta.
¿Cómo controlo el coste de cada obra?
Registrando cada factura con una columna de obra o cliente en tu hoja de cálculo.
¿El presupuesto vale como factura?
No. Al terminar el trabajo debes emitir la factura.