El caos de los tickets
Los repostajes y los peajes generan muchos justificantes pequeños, a menudo en papel térmico que se borra con el tiempo. Conviene fotografiarlos el mismo día y archivarlos con la fecha y el importe.
Factura completa en vez de ticket
En muchas gasolineras y áreas de servicio puedes pedir factura completa con tu NIF. Para deducir IVA y gasto normalmente se exige; el ticket simplificado puede no bastar en tu caso (diferencias). Pídela en el momento y comprueba que lleve tus datos y, si procede, la matrícula.
Ordenar por vehículo y por mes
- Una carpeta por vehículo y año.
- Dentro, subcarpetas por mes y tipo (combustible, peajes, reparaciones, seguros).
- Una hoja con fecha, proveedor, concepto, base, IVA y total para sumar por vehículo.
El organizador de gastos desde tickets extrae los datos de cada ticket y propone una categoría; después puedes sumar por categoría en Excel.
Deducibilidad: consulta con tu asesor
Qué parte de los gastos de un vehículo es deducible depende de la actividad y de cómo se use el vehículo, y tiene reglas específicas. Esta página no lo resuelve: consulta con tu asesor y lee la guía de gastos deducibles.
Qué registrar de cada ticket de combustible
Fecha, estación, litros, importe total, tipo de IVA y a qué vehículo corresponde. Con esos seis datos puedes calcular el consumo y el coste por kilómetro de cada vehículo.
Errores habituales
- Guardar tickets que se borran sin haberlos fotografiado (cómo evitarlo).
- Mezclar gastos de varios vehículos en una sola carpeta.
- Aceptar un ticket simplificado cuando se necesitaba factura completa.
- No anotar el kilometraje, que ayuda a justificar el uso.
Control mensual
Al final de cada mes, suma por vehículo combustible, peajes y mantenimiento. Si un mes se dispara, mirar el detalle suele revelar una avería, una ruta nueva o un error de registro.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pedir factura en la gasolinera?
Muchas lo permiten si das tu NIF y datos fiscales en el momento del pago o desde su web.
¿Cómo evito perder tickets?
Haz una foto el mismo día y archívala con fecha e importe.
¿Todos los gastos del vehículo son deducibles?
No necesariamente; depende de tu actividad y del uso. Consulta con tu asesor.