El problema: muchas compras, poco tiempo
Un local de hostelería compra a varios proveedores (bebidas, alimentación, limpieza, suministros) y recibe albaranes casi a diario. Si todo se acumula en una caja, el cierre trimestral se convierte en horas de trabajo y aumentan los errores y los documentos perdidos.
Un método semanal en 4 pasos
- Separa albaranes y facturas. El albarán acredita la entrega; la factura es lo que registras. Mira las diferencias.
- Escanea o fotografía las facturas el mismo día que llegan (cómo hacerlo bien).
- Pasa los datos a una hoja con proveedor, fecha, base, tipo de IVA y total. Con el procesamiento por lotes puedes subir varias a la vez.
- Revisa cada viernes que cuadran los importes y que no hay duplicados.
IVA en hostelería: varios tipos en las compras
Las compras de un local mezclan tipos de IVA: por ejemplo, alimentos básicos con un tipo reducido o superreducido y bebidas alcohólicas o suministros con el general. Por eso conviene registrar base y cuota por cada tipo. Repasa los tipos de IVA en España. Qué tipo corresponde a cada producto o servicio lo fija la ley: consúltalo con tu asesor.
Tickets y facturas simplificadas
Las compras pequeñas suelen venir con ticket. Para deducir el IVA normalmente necesitarás factura completa con tus datos: pídela en el momento (cómo pedirla). Y si el ticket es térmico, digitalízalo pronto.
Plantilla para registrar compras
Con la plantilla de facturas recibidas tienes el resumen por trimestre y por tipo de IVA ya preparado.
Rutina semanal en 15 minutos
- Lunes: junta los albaranes y facturas de la semana anterior y sepáralos por proveedor.
- Martes: fotografía o escanea lo que falte y pasa los datos a la hoja.
- Viernes: comprueba que cada albarán está recogido en una factura y que los totales cuadran.
Errores habituales en el sector
- Mezclar en una sola columna compras con distinto tipo de IVA.
- Perder tickets de compras pequeñas pagadas en efectivo en el mercado o el cash.
- No pedir factura completa a proveedores ocasionales.
- Pagar un proveedor sin comprobar que el albarán coincide con lo recibido.
Qué guardar de cada compra
Factura (o ticket si no se pudo conseguir), albarán, y el justificante del pago. Con esas tres cosas puedes resolver casi cualquier duda posterior con un proveedor o con tu asesor.
Preguntas frecuentes
¿Cómo organizo los albaranes de mis proveedores?
Guárdalos junto a la factura que los agrupa y compruébalos contra ella cuando llegue; no los registres como facturas.
¿Puedo subir varias facturas de proveedores de golpe?
Sí, según tu plan puedes procesar varios documentos a la vez.
¿Qué IVA llevan mis compras?
Depende del producto o servicio. Registra la base y la cuota de cada tipo y consulta con tu asesor en caso de duda.