Qué facturas recibe un ecommerce
- Proveedores de producto (nacionales o de la UE, a veces de fuera).
- Plataformas (tienda, marketplace, pasarela de pago) con comisiones y suscripciones.
- Transporte y embalajes.
- Publicidad y software (anuncios, herramientas de marketing, dominios).
Un criterio para ordenarlas
Crea carpetas por año y trimestre, y dentro por tipo de gasto (producto, plataformas, transporte, marketing). Registra cada factura con proveedor, NIF o identificador fiscal, fecha, base, IVA y total (método completo).
Cuidado con las facturas del extranjero
Las facturas de proveedores de otros países pueden venir en otra moneda, sin IVA español o con reglas distintas (por ejemplo, operaciones intracomunitarias). No las trates como una factura nacional sin confirmarlo: consulta con tu asesor cómo se declaran. Al extraerlas, revisa moneda, identificador fiscal y si el IVA aparece o no.
Devoluciones y errores
Las devoluciones de ventas y los errores de facturación se corrigen normalmente con facturas rectificativas, que llevan su propia numeración. Puedes empezar con la plantilla de rectificativa.
Automatiza lo repetitivo
El convertidor de facturas a Excel lee cada PDF y te deja una fila por factura; el CSV sirve para importarlas a otras hojas o programas.
Calendario práctico de una tienda online
- Cada mes: descarga las facturas de plataformas, pasarelas de pago y transportistas, que se emiten al cerrar el periodo.
- Cada trimestre: cuadra las ventas del panel de la tienda con lo facturado y con lo cobrado.
- Al cerrar el año: revisa devoluciones y facturas rectificativas pendientes.
Errores habituales
- Confundir lo que cobra la pasarela con lo vendido: las comisiones se facturan aparte.
- No separar las compras de producto de los gastos de marketing y de plataforma.
- Olvidar las facturas de herramientas en otra moneda.
- No emitir rectificativa en una devolución.
Un ejemplo de carpeta
2026 › T4 › Producto · Plataformas · Transporte · Marketing · Devoluciones. Cada archivo nombrado con fecha, proveedor e importe: 2026-11-05_transporte_84,70.pdf.
Preguntas frecuentes
¿Cómo trato las facturas de un proveedor extranjero?
Revisa moneda, identificador fiscal y si lleva IVA; su declaración depende del caso, así que consúltalo con tu asesor.
¿Qué hago con una devolución?
Normalmente se emite una factura rectificativa que identifica la original.
¿Puedo exportar los datos para mi gestor?
Sí, a CSV y, en planes de pago, a Excel.