Los plazos que debes conocer
| Ámbito | Plazo habitual | Por qué |
|---|---|---|
| Tributario (IVA, IRPF) | 4 años | Es el plazo de prescripción en el que Hacienda puede comprobar y liquidar. Se cuenta desde que termina el plazo para presentar la declaración. |
| Mercantil | 6 años | El Código de Comercio exige conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años. |
| Bases imponibles negativas y créditos fiscales pendientes | Hasta 10 años | Hay que poder acreditarlos mientras se estén aplicando. |
En la práctica, muchos asesores recomiendan guardar las facturas al menos seis años para cubrir ambos ámbitos, y más tiempo si hay bienes de inversión, litigios o pérdidas pendientes de compensar. Tu caso puede variar.
¿Valen las facturas digitales?
Sí: la normativa permite conservar las facturas en formato electrónico, siempre que se garantice su legibilidad, autenticidad e integridad durante todo el plazo y puedan consultarse cuando se necesite. Una foto o un PDF bien guardados son más seguros que un papel que se borra, pero debe ser una copia fiel y completa.
Consejos para no perder facturas
- Digitaliza el mismo día, sobre todo los tickets térmicos, cuya tinta se desvanece.
- Ordena por año y trimestre y usa nombres homogéneos (fecha, proveedor, número).
- Haz copias de seguridad en dos sitios distintos.
- No borres el original digital cuando hayas extraído sus datos.
Mira cómo montar un sistema simple en cómo organizar las facturas de un autónomo y cómo pasarlas a Excel para llevar el control.
Fuentes oficiales para consultar
Esta guía se basa en normativa pública. Puedes consultar los textos originales (la redacción vigente puede haber cambiado):
- Ley 58/2003, General Tributaria
- Código de Comercio
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de gastos?
Como mínimo el plazo de prescripción tributaria (4 años) y, a efectos mercantiles, 6 años. Si tienes dudas, guarda 6.
¿Puedo tirar el papel si lo tengo escaneado?
Si la copia digital es fiel, legible e íntegra y se conserva con garantías, puede sustituir al papel. Consulta con tu asesor en tu caso.
¿Y las facturas de bienes de inversión?
Pueden requerir más tiempo (por ejemplo, regularizaciones de IVA durante varios años). Consúltalo con tu asesor.