Antes de empezar: qué columnas necesitas
Una buena hoja de facturas recibidas tiene, como mínimo: fecha, proveedor, NIF, número de factura, concepto, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA, retención (si hay) y total. Con eso puedes filtrar por proveedor, sumar por trimestre y revisar el IVA. Puedes partir de nuestra plantilla gratuita.
Los cuatro métodos
| Método | Ventajas | Límites |
|---|---|---|
| 1. Teclear a mano | Control total, sin herramientas | Lento, propenso a errores; no escala con muchas facturas |
| 2. Copiar y pegar desde el PDF | Rápido en PDF con texto | No funciona con escaneos; los importes llegan como texto y las columnas se desordenan |
| 3. Conversor genérico PDF a Excel | Reproduce tablas del PDF | Reproduce la maqueta, no los datos: celdas combinadas, importes como texto, uno por factura |
| 4. Extractor con IA | Identifica qué es cada dato (emisor, fecha, base, IVA, total), admite fotos y escaneos, una fila por factura | Puede equivocarse: hay que revisar; consume créditos de un servicio |
Qué ocurre con los números y las fechas
- Separadores: Excel en español usa coma decimal; si abres un CSV con punto decimal, los importes pueden leerse como texto. Usa un CSV preparado para Excel de España o un .xlsx.
- Fechas: guárdalas como fecha real, no como texto, para poder ordenar y filtrar.
- Importes: como números, no como texto con símbolo de euro.
Cómo hacerlo con un extractor
- Sube la factura (PDF, foto o escaneo) al convertidor de facturas a Excel.
- Revisa los campos y corrige lo que haga falta: los avisos indican qué mirar.
- Descarga el CSV (gratis) o el Excel (planes de pago). En lotes, exporta varios documentos a un archivo.
Revisión final
Sea cual sea el método, comprueba que base + IVA = total en cada fila y que no hay facturas repetidas. Es una verificación rápida que evita problemas al cerrar el trimestre.
Fuentes oficiales para consultar
Esta guía se basa en normativa pública. Puedes consultar los textos originales (la redacción vigente puede haber cambiado):
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la forma más rápida de pasar muchas facturas a Excel?
Si son muchas, un extractor con IA ahorra tiempo porque lee los datos de cada factura y los coloca en columnas; después hay que revisarlos.
¿Se pueden pasar facturas escaneadas o fotos?
Con copiar y pegar, no. Con un extractor con IA o un OCR, sí, con la calidad que permita la imagen.
¿Qué formato es mejor: CSV o Excel?
El Excel (.xlsx) conserva números y fechas con formato; el CSV es más universal pero conviene elegir la variante para Excel de España.