Qué es
Es el registro cronológico de las facturas y documentos que recibes de tus proveedores. Junto con el libro de facturas expedidas, forma parte de los libros registro de IVA que, en general, deben llevar los empresarios y profesionales sujetos al impuesto. Existen regímenes y casos con obligaciones distintas (por ejemplo, ciertos regímenes especiales o el suministro inmediato de información). Consulta con tu asesor qué te corresponde.
Qué datos suele recoger cada anotación
| Dato | Ejemplo |
|---|---|
| Número de orden o de registro | 2026-0187 |
| Fecha de expedición de la factura | 15/10/2026 |
| Fecha de la operación (si es distinta) | 12/10/2026 |
| Número (y serie) de la factura | A-2026/0457 |
| NIF y nombre o razón social del proveedor | B12345674 · Suministros Ejemplo, S.L. |
| Base imponible, tipo de IVA y cuota (por cada tipo) | 200,00 € · 21 % · 42,00 € |
| Total de la factura | 242,00 € |
Cómo llevarlo en una hoja de cálculo
- Una fila por factura, ordenadas por fecha de registro.
- Una columna para cada dato de la tabla anterior y otras para la categoría y la retención.
- Fórmulas para la cuota y el total, para evitar errores de cálculo.
- Resumen por trimestre y por tipo de IVA.
La plantilla gratuita de facturas recibidas ya incluye estas columnas, las fórmulas y el resumen trimestral. Si no quieres teclear, pasa tus facturas a Excel y copia las filas.
Buenas prácticas
- Registra a medida que llegan las facturas, no al final del trimestre.
- Guarda la factura original y numera el archivo con el mismo identificador que la fila.
- Revisa que no haya errores ni duplicados.
- Conserva el libro durante los plazos de conservación.
Fuentes oficiales para consultar
Esta guía se basa en normativa pública. Puedes consultar los textos originales (la redacción vigente puede haber cambiado):
Preguntas frecuentes
¿Tengo que llevar un libro de facturas recibidas?
En general, los empresarios y profesionales sujetos a IVA deben llevar los libros registro de IVA, aunque hay excepciones y particularidades. Consúltalo con tu asesor.
¿Vale un Excel como libro registro?
Puede servir si recoge los datos exigidos y se conserva con garantías; confirma con tu asesor el formato aceptable en tu caso.
¿Hay que registrar también los tickets?
Depende de que sean justificantes válidos del gasto; consulta con tu asesor.