Antes de facturar: lo que debes tener resuelto
Para emitir facturas debes estar dado de alta en Hacienda para tu actividad (y, si corresponde, en el régimen de autónomos). Ten a mano tus datos fiscales —nombre y apellidos, NIF y domicilio— y los de tu cliente. Si tienes dudas sobre si te corresponde aplicar IVA o retención, consúltalo con tu asesor.
Paso a paso
- Pon tus datos: nombre y apellidos (o razón social), NIF y domicilio.
- Pon los del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio. Si es una empresa o un profesional, el NIF es necesario para que pueda deducirse el IVA.
- Asigna número y serie, correlativos. Lee cómo numerar las facturas.
- Indica la fecha de expedición y, si es distinta, la fecha de la operación.
- Describe el servicio o producto con cantidad, precio unitario sin IVA y descuentos.
- Calcula la base imponible y aplica el tipo de IVA que corresponda (21 %, 10 %, 4 % o exento). Puedes usar la calculadora de IVA.
- Retención de IRPF: si facturas actividades profesionales a empresarios o profesionales, normalmente hay que aplicar retención y restarla del total. Mira la guía de retenciones.
- Indica el total y la forma de pago (por ejemplo, transferencia con tu IBAN).
- Envía la factura (PDF por correo) y guarda una copia.
- Regístrala en tu libro de facturas emitidas.
Ejemplo ficticio
| Emisor | Ana Ejemplo Muestra · NIF 00000000T · Calle Falsa 1, 11001 Cádiz |
|---|---|
| Cliente | Estudio Cliente, S.L. · NIF B12345674 |
| Factura | Nº 2026/014 · Fecha 26/10/2026 |
| Servicio | Traducción de documentación técnica · 8 h × 45,00 € = 360,00 € |
| Base imponible | 360,00 € |
| IVA 21 % | 75,60 € |
| Retención IRPF 15 % | − 54,00 € |
| Total a pagar | 381,60 € |
Errores frecuentes
- No poner el NIF del cliente cuando es empresario o profesional.
- Calcular el IVA sobre un precio que ya lo incluía.
- Saltarse la numeración correlativa.
- Olvidar la retención cuando corresponde, o aplicarla sobre el total con IVA.
Para facturar sin empezar de cero, puedes usar nuestra plantilla de factura en Excel (con IVA e IRPF calculados) y, para tus gastos, la plantilla de facturas recibidas. Revisa también los errores comunes en facturas.
Fuentes oficiales para consultar
Esta guía se basa en normativa pública. Puedes consultar los textos originales (la redacción vigente puede haber cambiado):
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación
- Ley 35/2006, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas
Preguntas frecuentes
¿Qué necesito para emitir una factura?
Estar dado de alta para la actividad, tus datos fiscales y los del cliente, y calcular correctamente la base, el IVA y, si procede, la retención.
¿Puedo hacer facturas en Excel?
Sí, siempre que incluyan los datos obligatorios y una numeración correlativa. Una plantilla con fórmulas ayuda a no equivocarte en los cálculos.
¿Tengo que enviar la factura en papel?
No necesariamente: un PDF por correo es habitual, pero lo ideal es que el cliente acepte recibirla por esa vía. Consulta a tu asesor si tienes dudas.